똑똑하게 시간관리 하는 방법

시간을 가장 효과적으로 사용하는 방법에 대해 많은 아이디어가 있지만, 때로는 몇 가지 정말 좋은 트릭이 필요합니다. 저는 수년 동안 수십 권의 생산성 관련 책을 읽고 여러 가지 방법을 시도해 봤습니다. 대부분의 아이디어는 몇 주 동안 효과가 있다가 사라지곤 했지만, 아래 10가지 기법은 지금도 제가 매일 사용하는 것들입니다. 이 기법들은 일의 효율을 꾸준히 높여줍니다. 몇 가지를 시도해보고 자신에게 맞는지 확인해 보세요.

 

1. 할 일 목록을 캘린더에 추가하기

할 일을 앱에 추가하는 대신, 캘린더에 시간대를 지정해보세요. 이 작업을 위해 특별한 도구가 필요하지 않습니다. 할 일을 이벤트로 만들어 캘린더에 추가하기만 하면 됩니다.

만약 그 시간에 할 일을 하지 못하게 되면, 이벤트를 다른 시간대로 옮기세요.

이 방법이 효과적인 이유는 캘린더가 여러분의 개인 로드맵 역할을 하기 때문입니다. 로드맵에 없는 것은 결국 이루어지지 않는다는 것을 우리 모두 알고 있죠.

이 방법은 니르 에얄(Nir Eyal)의 책 Indistractable과 제이크 냅(Jake Knapp)과 존 제라츠키(John Zeratsky)의 책 Make Time에서 영감을 받은 것입니다. 또한 이 X 스레드에서도 여러 번 언급되었습니다.

더 나아가기: 일요일 저녁에 다음 주의 가장 중요한 할 일들을 캘린더에 미리 계획해보세요.

 

 

2. 2분 이내에 끝낼 수 있는 일이라면 바로 해버리기

다음번에 할 일을 목록에 추가하려고 할 때, 그 일이 2분 이내에 끝낼 수 있다고 생각되면, 즉시 해버리세요. 이 팁은 제가 15년 전에 읽은 데이비드 알렌(David Allen)의 책 Getting Things Done에서 나온 것입니다. 이 트릭은 너무도 유용해서 오랫동안 기억에 남았습니다.

"2분 규칙의 논리는 이 시점이 더 이상 항목을 저장하고 추적하는 데 걸리는 시간보다 처음 처리하는 데 걸리는 시간이 더 짧아지기 때문입니다. 즉, 이것이 효율성의 기준선입니다." — 데이비드 알렌

 

 

3. "기다리는 중" 목록 유지하기

누군가에게 무언가를 요청할 때마다, 그 사람을 "기다리는 중" 목록에 추가하세요. 저는 이 목록을 할 일 목록과 함께 관리합니다.

이 방법도 Getting Things Done 프레임워크에서 나온 것으로, 제 인생을 바꿨습니다. 가장 효과적인 PM의 중요한 습관 중 하나는 "내가 다 알고 있다"는 분위기를 조성하는 것입니다. 이 방법을 통해 메모리에 의존하는 대신 모든 열린 작업을 추적할 수 있어 다른 사람이 일을 제대로 하지 않을 때 체크하기도 쉽습니다. 정보를 어딘가에 기록해 두면, 뇌가 긴장을 풀고 더 가치 있는 생각을 할 공간을 만들어 줄 수 있습니다.

할 일 앱을 사용하는 경우, 작업 설명에 누가 진행을 방해하고 있는지(즉, 누구로 인해 진행이 막히고 있는지) 적어 둘 수도 있습니다.

 

 

4. 매일 아침, 꼭 완료해야 할 1~3가지 일만 적기

할 일 목록을 열기 전에(그리고 작업에 착수하기 전에) 오늘 반드시 해야 할 1~3가지 일을 선택하세요. 이 일들만 완수해도 하루가 성공적이라고 느낄 수 있는 일들입니다. 이 항목들을 적어 두세요. 세 가지 이상 적지 마세요. 더 나아가 매일 아침 이 항목들을 처리할 시간을 캘린더에 예약해 두세요.

아침 시간은 이 작업들을 해치우기에 좋습니다. 아침에 가장 중요한 일을 끝내면, 하루의 나머지 시간이 훨씬 여유롭게 느껴질 것입니다.

이 목록을 짧게 유지하면, 어느 하나라도 완료할 가능성이 훨씬 커집니다. 물론, 하루에 세 가지 이상 일을 해내야 하지만, 우리는 종종 정말로 해야 할 1~3가지 대신 간단한 일들을 많이 하게 됩니다.

이 아이디어는 Matt Mochary의 Top Goal 접근 방식과, 하루의 "하이라이트"를 선택하는 것에서 영감을 받았습니다.

더 나아가고 싶다면, 목록에서 가장 어려운 일을 먼저 하세요. 이를 "개구리를 먹다"라고 부릅니다. 인터넷에서는 이 아이디어가 마크 트웨인에게서 유래했다고 알려져 있습니다.

"만약 당신이 개구리를 먹어야 하는 일이라면, 아침에 제일 먼저 하는 것이 가장 좋습니다. 그리고 만약 두 마리의 개구리를 먹어야 한다면, 가장 큰 것을 먼저 먹는 것이 가장 좋습니다."

 

 

5. 정기적인 깊은 작업 시간을 마련하고 철저히 지키기

제가 읽은 가장 중요한 직업 개발 책 중 하나는 칼 뉴포트(Cal Newport)의 Deep Work입니다. 이 책의 핵심 아이디어는 진정한 가치는 "깊은 작업"에서 비롯된다는 것입니다. 이는 집중되고 방해받지 않으며 인지적으로 요구되는 작업으로, 우리의 뇌를 확장시키는 일입니다. 불행히도 대부분의 시간은 "얕은 작업"에 소비됩니다. 얕은 작업이란 인지적으로 요구되지 않는, 주로 산만하게 수행되는 논리적 작업을 말합니다. 그리고 이는 충분한 깊은 작업 시간을 확보하는 한 괜찮습니다.

깊은 작업 상태에 들어가려면 시간이 필요하며(30~60분), 더 중요한 것은 이 상태를 유지하기 위해 방해를 피해야 한다는 것입니다. 제가 풀타임으로 일할 때 정말 잘 작동했던 방법은 매주 두세 번의 정기적인 블록을 만들어 깊은 작업 시간으로 지정하는 것이었습니다. 이 시간이 거의 유일하게 "진짜" 일을 해낼 수 있는 시간이었고, 저는 이 시간을 소중히 여겼습니다.

핵심은 이 시간을 절대 다른 일정으로 잡히지 않도록 하는 것입니다. 다음은 제가 사용한 접근 방식입니다(참고로 정말 잘 작동했습니다).

더 나아가기:

1. 이 시간 동안 자주 방해하는 앱을 모두 종료하세요.
2. 깊은 작업 시간에 이명(二名) 비트의 힘을 탐구해 보세요. 저는 글을 쓸 때 Brain.fm을 종교적으로 사용합니다.
3. 회사에서 회의가 허용되지 않는 주간 하루를 지정하도록 권장해 보세요. 이는 인생을 바꿀 만한 변화입니다.

 

 

6. 규칙을 정하세요: 가능한 한 늦은 시간까지 회의 금지

이것은 대부분의 사람들에게 터무니없이 들릴지 모르지만, 저는 현재 오후 3시 이전에는 회의를 하지 않는 규칙을 가지고 있습니다. 이전에는 오후 2시였지만, 더 늦게 했습니다. 그 결과 제 삶이 훨씬 좋아졌습니다. 저는 그 시간을 (뇌가 가장 신선할 때) 창의적이고 깊은 작업에 최대한 사용하기를 원합니다.

이것이 대부분의 사람들이 할 수 있는 일은 아니겠지만, 적어도 일주일 중 일부 날에는 회의를 오전 10시 이전에 하지 않는 규칙을 가질 수 있을 것이라고 생각합니다. 또는 오전 11시 이전까지는 어떨까요? 그리고 아마 여러분의 팀도 이 규칙을 좋아할 것입니다. 제프 베조스(역사상 가장 성공한 사업가 중 한 명)는 아침 시간을 "빈둥거리며" 보내는 데 할애합니다. 많은 사람들이 이 아이디어를 좋아한다고 말했습니다.

 

 

7. 방해 금지 모드를 계속 켜두세요

모든 알림, 전화, SMS, 푸시 알림, 진동 등을 몇 번의 클릭으로 끌 수 있는 제품을 상상해보세요. 이 제품은 존재하며, 무료이며, 여러분의 운영 체제에 내장되어 있습니다. 제가 아는 가장 스마트한 사람들은 이 모드를 항상 켜둡니다.

Mac에서 켜는 방법과 PC에서 켜는 방법을 확인하세요.

더 나아가기: 깊이 집중해야 할 때는 물리적으로 모든 방해 요소를 제거합니다. 전화기를 다른 방에 두고, 알림이 없어도 확인하고 싶은 앱(예: Slack, Messages, X)을 종료합니다.

 

 

8. 작업을 비동기적으로 유지하기

제 생산성에서 가장 큰 발전 중 하나는 회의 요청을 이메일 대화로 전환하는 방법을 배우는 것이었습니다. 대부분의 경우, 이것은 30~60분의 회의 대신 5분의 작업으로 변합니다.

누군가가 회의 초대를 보낼 때 사용할 수 있는 템플릿을 가져가 수정해보세요.

"도움이 필요하다면 기꺼이 도와드리겠습니다! 이메일로 비동기적으로 시작해도 될까요? 제가 가장 도움을 드릴 수 있는 부분이 무엇인가요?"

회의 일정을 잡는 것은 매우 쉽습니다. 초대를 보내는 사람에게는 전혀 부담이 되지 않죠. 또한 일을 피하며 잠시 놀 수 있는 재미도 있으며, 회의에 참석하는 것만으로도 일하는 것처럼 느껴집니다.

문제는 회의 시간 자체만 낭비하는 것이 아니라는 것입니다. 회의 시간이 다가오기 전에 깊이 몰입할 수 없고(회의 시간이 다가오니까요), 회의가 끝난 후에는 다시 작업에 몰입하는 데 시간이 걸립니다.

물론, 때로는 회의가 정말 유용하고 이메일을 통해 오고 가는 것보다 훨씬 더 나은 경우가 있습니다. 하지만 이것은 대부분의 경우가 아니므로, 회의는 기본값이 되어서는 안 됩니다

 

 

9. 가상 비서에게 저부가가치 작업을 맡기기

Shreyas Doshi는 LNO 프레임워크라는 훌륭한 생산성 프레임워크를 가지고 있습니다. 이 프레임워크는 어떤 작업에 시간을 할애해야 하는지, 어떤 작업을 피하거나 위임해야 하는지를 파악하는 데 도움이 됩니다.

저에게는 가상 비서를 찾아 이러한 N 및 O 작업을 가능한 많이 맡기는 것이 큰 도움이 되었습니다. 이게 사치스럽게 들릴지 모르겠지만, 실제로는 그렇지 않습니다. Double과 같은 사이트에 가입하면 훌륭한 사람과 매칭됩니다. (또한 Athena, Fancy Hands 등도 있습니다.)

모든 사람들이 처음에는 비서가 해줄 수 있는 일이 거의 없다고 생각하지만, 몇 달 후에는 그들이 일주일에 20~30시간의 일을 대신해 주고 있습니다. 가상 비서를 설정하는 데는 초기 노력이 필요하지만, 곧 매우 높은 ROI를 제공합니다. Ryan Hoover가 자신의 EA 사용 방법을 공유한 내용과, Levels의 공동 창립자이자 CEO인 Sam Corcos가 작성한 회사 전반에 EA를 사용하는 방법에 대한 심층 가이드를 확인해보세요.

10. 어려운 상황에서도 더 자주 "아니오"라고 말하세요

생산성 가이드를 작성하면서 더 자주 "아니오"라고 말하도록 권장하지 않을 수 없습니다. 이것은 규칙입니다.

대부분의 번아웃과 과부하는 생산성 도구와 트릭의 부족이 아니라, 너무 많은 일을 맡는 데서 비롯됩니다. 업무량을 덜어내는 데 더 많은 노력을 기울이면, 이후 모든 것이 더 좋아집니다.

더 자주 "아니오"라고 말하는 데 도움이 되도록, 제가 이전에 쓴 글에서 몇 가지 실용적인 조언을 가져왔습니다.

1. 요청을 우선순위로 필터링하세요: 여러분의 업무와 삶에서 성공하기 위해 꼭 잘해야 하는 두세 가지는 무엇인가요? 저의 경우, 훌륭한 뉴스레터 포스트를 작성하고 각 팟캐스트 인터뷰를 잘 준비하는 것이 제 비즈니스를 성장시키는 데 필수적입니다. 만약 제가 여기에 집중하지 않으면, 비즈니스는 쇠퇴할 것입니다. 따라서 이 우선순위를 높이는 일 이외에는 거의 모든 것을 거절합니다.
2. 우선순위 설정 및 의사소통: 종종, 여러분의 매니저는 업무를 추가할 때 여러분이 무엇을 희생하고 있는지 전혀 모릅니다. 그들은 단지 일이 끝나길 원할 뿐입니다. 그리고 우리가 요청을 받을 때, 우리는 종종 두 가지 실수를 저지릅니다:
   1. 의사소통하지만 우선순위를 설정하지 않음—예라고 말하고 바로 뛰어들어 후에 결과를 감당함
   2. 우선순위를 설정하지만 의사소통하지 않음—다른 작업의 속도를 늦추지 않기 위해 거절하지만, 그 이유를 잘 설명하지 않음
   대신, 우선순위를 설정하고 의사소통을 하세요. 이 작업을 하기 위해 무엇을 포기해야 하는지 매니저에게 알리고, 가장 중요한 것은 그들이 그것에 대해 괜찮은지 확인하는 것입니다. 그들이 괜찮지 않다면, 그들이 알려줄 것입니다.
3. 감정이 없다면 어떻게 할지 상상해보세요: 저는 "만약 내가 상대방이 실망하거나 슬퍼할지에 대해 신경 쓰지 않는다면 어떻게 할까?"라고 스스로에게 묻습니다. 그런 다음 그 결정을 내립니다. 결정이 명확해지면, 단지 상대방에게 가장 친절하게 소식을 전하는 방법을 찾는 문제만 남습니다.
4. 만약 내일 해야 한다면 어떻게 할지 자문해보세요: 몇 달 후의 일이라면 매우 쉽게 "예"라고 말할 수 있습니다. 그러면 그 강연은 다음 주이고, 100%의 경우 저는 "도대체 무슨 생각으로 그렇게 했지?"라고 생각하게 됩니다. 이제는 항상 "내일 해야 한다면 이 일에 흥미를 느낄까?"라고 스스로에게 묻습니다. 답은 거의 항상 "아니오"입니다.

여기 몇 가지 "아니오"라고 말하는 템플릿이 있습니다. 상황에 맞게 조정해 사용하세요.

 

출처 : https://www.lennysnewsletter.com/p/time-management-techniques-that-actually