생산적으로 살기

Desclaimer : 본 글은 Pmarca Guide to Personal Productivity을 번역한 글입니다.

저의 길티플레져(Guilty Pleasure)은 생산성 포르노에 빠지는 것입니다. 생산성 포르노는 개인 생산성을 극대화하기 위한 기술, 전술 등 으로 구성되어 있으며, "일을 완수하기 위한 것"입니다.

Merlin Mann, Danny O’Brien, Gina Trapani, David Allen, Tim Ferriss 등은 생산성 포르노들을 제공해왔습니다. 다음에 나오는 기술들은 저에게는 세트로 한 번에 작동하지만, 여러분에게는 그렇지 않을 수도 있습니다. 

 

일정을 지키지 말 것

미쳤다고 하시겠죠! 저는 완전히 진지합니다. 많은 구조화된 직업에서는 불가능할 수도 있지만, 이 간단한 팁만으로도 생산성에 엄청난 차이를 만들 수 있습니다. 일정을 지키지 않는다는 것은, 미래의 어떤 날에도 정해진 시간에 회의, 약속 또는 활동에 참여하지 않겠다는 것을 의미합니다.

그 결과, 언제든지 중요한 일이나, 흥미로운 일들에 항상 집중할 수 있습니다.

하루 종일 연구 보고서를 작성하고 싶으세요? 하세요!

하루 종일 코딩하고 싶으세요? 하세요!

하루 종일 거리의 카페에서 개인 생산성에 관한 책을 읽고 싶으세요? 하세요!

누군가 이메일이나 전화로 "화요일 오후 3시에 만나자"고 말하면, 적절한 대답은 "2007년에는 일정을 잡지 않기로 했으므로 그 약속을 할 수 없지만, 화요일 오후 2시 45분에 전화 주세요. 그 때 시간이 괜찮다면 만나겠습니다"입니다.

또는, 중요한 일이라면 "그 때 말고, 지금 만나요"라고 말하세요.

분명히 이것은 그렇게 할 수 있는 사람들만 가능한 일입니다. 구조화된 직업, 구조화된 직장 환경을 가지고 있거나 CEO라면 실천하기 어려울 것입니다.

하지만 만약 할 수만 있다면, 이것은 정말 해방감을 줍니다. 그리고 거의 모든 다른 전술보다 훨씬 높은 생산성을 이끌어낼 것입니다.

이 아이디어는 Arnold Schwarzenegger가 지난 20년 동안 영화 스타, 정치인, 사업가로서의 성공에 있어 일정을 유지하지 않는 것이 핵심이었다고 설명하는 책 'A Perfect Mess'에서 비롯되었습니다.

Arnold와 만나고 싶으세요? 그에게 찾아가세요. 그가 할일이 없다면 만날 수 있습니다. 하지만 먼저 전화하는 것이 좋을 것입니다. 그는 미리 약속을 잡지 않기 때문이죠.

결과적으로, 지난 20년 동안 그는 언제든지 자신의 삶에서 가장 중요한 일에 집중할 수 있는 자유를 누렸습니다.

캘리포니아에 사시는 분들은 아마도 Arnold가 주지사로 출마하기로 결정한 후, 그가 활동과 열정의 폭발로 이어져 압도적인 승리를 거두었던 것을 기억할 것입니다. 이 책은 Arnold의 일정이 전혀 없고, 정치라는 새로운 분야에 매일, 하루종일 집중할 수 있었기 때문에 승리했다고 설명합니다.

정규 근무 시간, 회의 등의 일정이 있는 직업을 가지고 있는 사람들은 앞으로 몇 주 동안 중요한 일에 집중할 수 있는 시간만이 달력에 있는 것을 보고 얼마나 해방감을 느끼는지 알 것입니다.

이것은 또한 흐름을 극대화할 가능성을 높이는 데도 도움이 되며, 이는 전혀 다른 주제이지만 밀접한 관련이 있습니다.

저는 2007년에 이 전술을 실험으로 시도해 보았고, 제가 회의나 컨퍼런스에 참석하거나 만나자고 이메일을 보낸 분들은 증명할 수 있습니다. 그리고 저는 너무 행복해서 말로 표현할 수 없습니다. 정말 중요한 것에 더 많은 시간을 집중할 수 있습니다. 저에게 정말 중요한 것은 저의 두 회사, 비영리 이사회, 사랑하는 아내입니다.

이 전술의 또 다른 좋은 점은 전부 아니면 전무일 필요가 없다는 것입니다. 여전히 제 달력에 적히는 몇 가지 일들이 있지만, 저는 여전히 "해야 할 일"과 "흥미롭지만 일정을 잡지 않겠다"는 사이의 선을 그을 수 있습니다.

 

세 가지 목록만 유지할 것

1. 할 일 목록
2. 관찰 목록
3. 나중에 할 일 목록.

할 일 목록에는 약속, 의무, 해야 할 일들 등 반드시 해야 할 것들이 들어갑니다. 오늘, 이번 주, 다음 주, 다음 달  등 시간대별로 세부적으로 나눌 수 있습니다.

관찰 목록에는 여러분의 삶에서 일어나고 있는 모든 것들이 들어가며, 이들은 다른 사람이 답변을 해주기를 기다리거나, 미래에 스스로에게 상기시켜야 할 것들, 또는 기억해야 할 것들입니다.

나중에 할 일 목록에는 여러분이 하고 싶어하는 것들, 시간이 있을 때 할 것들, 하고 싶지만 할 수 없는 것들 등 위 두 목록을 제외 모든 것들이 들어갑니다.

이 세 가지 목록 중 어느 것에도 해당되지 않는다면, 그것은 사라집니다.

 

매일 밤 잠자리에 들기 전에, 다음 날의 To-Do 리스트를 3~5가지를 적고, 그 일을 완료 할 것.

저는 잠들기 전에 책상에 앉아 제 할 일 목록(오랜 습관 때문에 Microsoft Word)을 열어보고, 내일 해낼 3~5가지 일을 고릅니다. 저는 그 일들을 새로운 3x5 카드에 적고, 카드를 차 키와 함께 놓고 잠자리에 듭니다. 그리고 다음 날, 그 일들만 해내려고 노력합니다. 만약 해낸다면, 그날은 성공적인 날입니다.

여러 생산성 포르노 기법을 시도해본 사람들은 이것이 그들이 시도해본 가장 성공적인 기법 중 하나라고 말할 것입니다.

이 습관에 빠지면, 하루에 3~5가지 중요한/의미 있는 일들을 하지 않았던 날들이 얼마나 많았는지 깨닫게 됩니다.

 

할일 카드 뒷 장에 안티 To-Do 리스트를 적고, 생산적인 일을 할 때마다 적을 것

전날 적은 To-Do 리스트의 일을 완료한 뒤에 To-Do 리스트의 항목을 체크합니다. 3~5개의 To-Do 리스트 항목을 모두 완료하였다면, 계획하지 않았지만 완료한 생산적인 일을 To-Do리스트 뒷면에  적습니다. 이를  Anti-To-Do 리스트라고 정의합니다.

이 것을 적을 때마다, 작은 엔도르핀의 급증을 느낄 수 있습니다. 그리고 하루가 끝날 때, 내일의 To-Do 리스트를 준비하기 전에, 오늘의 To-Do 리스트와 Anti-To-Do 리스트를 보고 실제로 해낸 모든 것들을 확인하세요. 놀라울 것입니다.

그리고 그 목록을 찢어서 버리세요. 또 하루를 잘 보내고 생산적으로 지냈습니다.

저는 이 기법을 사랑합니다. 하루 종일 내가 해낸 일들을 반대로 할 일 목록에 적으면서 성취감을 늘릴 수 있습니다. 성취하고 적지 않은 것보다 훨신 생산적이라고 생각이 들죠.

게다가, 하루 종일 돌아다니며 일하고, 사람들과 대화하고, 전화를 걸고, 이메일에 응답하고, 서류 작업을 하며, 집에 돌아와 완전히 지쳐서 "오늘 나는 도대체 무엇을 했나?"라고 스스로에게 물을 때가 있습니다. 당신의 Anti To-Do 리스트가 답을 가지고 있습니다.

참고로, 이것을 하기 위해서는 여러분이 어디를 가든 펜을 가지고 다녀야 합니다. 

 

구조화된 미루기.

이것은 훌륭합니다. 이것은 John Perry 스탠퍼드 대학 철학 교수의 천재적인 생각을 인용한 것입니다. 그의 원래 글을 읽어 보세요. 

구조화된 미루기의 요점은 미루려는 본능과 싸우지 말고, 그 것을 다른 일들을 해내는 데 이를 이용해야 한다는 것입니다. 일반적으로 하루에는 해야 할 일이 있는데 미루다 보니 하지 못하고 있는 일들이 있습니다.

미루는 동안 그냥 다른 일들을 많이 하세요.

John이 말했듯이, "머릿속에 있는 할 일 목록은 중요도에 따라 정렬됩니다. 가장 긴급하고 중요해 보이는 작업이 맨 위에 있습니다. 하지만 목록 아래쪽 일 또한 수행할 가치가 있는 작업들이 있습니다. 이러한 작업들을 수행하는 것은 목록 상단의 일들을 하지 않게 됩니다. 이런 적절한 작업 구조를 가지고, 지연하는 사람은 일처리를 잘할 수 있게 됩니다. 실제로, 미루는 사람은 저처럼 많은 일을 해낸다는 평판을 얻을 수도 있습니다."

존의 에세이를 읽는 것은 제 인생에서 가장 심오한 순간 중 하나였습니다.

예를 들어, 저는 전화를 하는 것을 싫어합니다. 정말 싫어해요. 이메일을 보내는 것을 좋아하고, 때때로 사람들을 직접 만나는 것도 즐깁니다. 하지만 전화를 하는 것은 싫어합니다. 전화를 해야 하는데 하지 않으려고 할 때, 저는 정말 많은 일을 할 수 있습니다.

 

다른 핵심 두 단어 전략: 전략적 무능력.

당신이 요청받은 첫 번째 일을 완전히 망쳐버림으로써 다시는 그 일을 요청받지 않는 가장 좋은 방법입니다. 또는, 더 좋게는, 당신이 그 일을 완전히 망칠 것이라고 말하세요. 강한 목소리와 명확한 시선을 유지하면, 아마도 면제될 것입니다. 물론, 이것은 당신이 유능한 다른 더 중요한 일들이 있다고 가정하는 것입니다.

회사 소풍 준비하기, 팩스나 페덱스 보내기, 보험 중개인과 협상하기, 평이한 영어로 글쓰기 등 전략적 무능력을 발휘할 수 있는 일들의 목록은 거의 끝이 없습니다.

 

하루에 딱 두 번 이메일을 할 것 - 아침에 일어나자마자 한 번, 그리고 업무 종료 시에 한 번.

30분 정도의 시간을 할당하세요, 그러나 그 외에는 이메일 클라이언트를 닫고 이메일 알림을 끄세요.당신에게 긴급하게 연락해야 할 사람이 있고 그것이 하루 뒤나 다음 아침까지 기다릴 수 없다면, 그들은 당신에게 전화하거나 전달자를 보내거나 연기 신호를 보내거나 다른 무언가 다른 방법을 취할 것입니다. 또는, 필요한 일을 할 수 있는 다른 사람을 찾을 것입니다.

(낮 시간에 이메일로 배우자나 주요 가족 구성원과 소통한다면, 그들만을 위한 별도의 이메일 계정을 만들고 하루 종일 열어두세요, 그러나 업무용 이메일은 닫아두세요. 그리고 가족 이메일 주소를 왠만한 사람들에게 절대로 알려주지 마세요)

하루에 두 번만 이메일을 처리하면 하루 종일 훨씬 더 생산적이 될 것입니다. 이메일의 문제는 이메일을 받는 것이 엔돌핀 효과를 유발한다는 것입니다. 이메일에 응답하는 것도 그러한 효과를 유발합니다. 그 쾌락 화학물질이 당신의 대뇌피질에 도달하고 당신은 내면에서 "아아"하고 느끼며 무언가를 해낸 것 같은 느낌을 받습니다. 그래서 당신은 메일 클라이언트를 열어두고 일을 하면서 이메일이 올 때마다 당신의 작업을 중단하고 그것에 답하고 다른 이메일을 보내고 순간적으로 기분이 좋습니다.

하지만 실제로 당신이 하는 일은 당신의 시간을 분열시키고, 당신의 흐름을 방해하며, 어떤 일에도 충분히 집중할 수 있는 능력을 해치는 것입니다. 이것은 말하기는 쉽지만 실천하기는 어렵습니다. 그리고 하루 종일 많은 업데이트가 중요한 프로젝트에서는 실행할 수 없을 것입니다, 저는 하루에 이메일을 확인하는 횟수를 여섯 번으로 줄이려고 노력 중입니다.

 

이메일을 처리하는 방법

첫째, 두 번의 일일 이메일 확인 시간에 항상 비어 있는 받은 편지함 상태로 마칩니다. 저는 받은 편지함에 처리하지 않은 이메일이 있다는 것을 알고 있으면 다른 일에 집중하기가 어렵습니다. 바로 이메일을 확인하고 싶거든요.

둘째, 이메일을 처리할 때, 일관적인 상태를 유지하세요. 스케줄을 유지하지 않는 것이 이 경우에 많은 도움이 됩니다, 만약 가능하다면 - "죄송합니다, 저는 2007년에 스케줄을 유지하지 않고 있어서, 그것에 대한 약속을 할 수 없습니다."라고 많은 메시지에 답변할 수 있습니다.

셋째, 현재 작업 중인 프로젝트나 긴급한 문제와 관련된 이메일은 'Action'이라는 폴더의 임시 하위 폴더로 이동합니다. 당신은 지금 바로 중요한 것들에 대해서만 Action 하위 폴더를 가져야 합니다. 그런 다음 이 하위 폴더들은 당신이 평소의 하루 동안 해당 프로젝트에 작업할 때 사용되고, 그 안의 메시지들이 처리됩니다.

넷째, 임시 Action 하위 폴더들을 제외하고는  Pending, Review, Vault 세 개의 상설 이메일 폴더만 유지하세요. Pending은 다시 다루어야 할 것으로 알고 있는 이메일들, 예를 들어 누군가가 당신에게 무언가를 약속하는 이메일과 그 사람이 제공하지 않을 경우 따라잡기 위해 상기시키고 싶은 이메일들을 넣습니다. Review에는 더 많은 시간이 있을 때 깊이 읽고 싶은 것들을 넣습니다. 나머지 모든 것은 Vault에 넣습니다. 가끔씩 Action 하위 폴더들을 살펴보고 Vault로 옮길 수 있는 것들을 옮깁니다. (그리고 Pending 폴더 안의 메시지들에 대해서도 마찬가지로 합니다. 거기에 있는 대부분의 것들은 다시 보지 않을 것입니다. 사실, Review에 대해서도 마찬가지입니다.)

이것이 통하는 이유는 현대 이메일 클라이언트들이 검색에 매우 능숙하기 때문입니다. 그래서 많은 다른 폴더에 이메일을 분류하는 노력은 그만한 가치가 없습니다. 당연히 계약서나 의사로부터의 이메일 같은 중요한 것들을 위한 추가적인 영구 폴더가 필요할 수도 있지만, 이것들은 예외이며 당신의 표준 운영 절차를 바꾸지는 않습니다.

 

전화에 응답하지 말 것

대부분의 전화를 음성 사서함(문자, 카톡, 메일 등)로 넘기고, 몇 시간마다 음성 메일을 확인하여 전화를 일괄적으로 거는 것이 좋습니다. 하루에 두 번 정도로요. 이제 휴대전화와 가족 요금제가 매우 저렴하기 때문에, 가장 좋은 방법은 두 대의 휴대전화를 다른 번호로 가지는 것입니다. 하나는 주요 가족 구성원, 가장 친한 친구들, 상사 및 몇몇 동료들을 위한 것이고, 다른 하나는 다른 모든 사람들을 위한 것입니다. 첫 번째 전화가 울릴 때는 무조건 받고, 두 번째 전화는 절대 받지 마세요.

 

이어폰을 사용할 것

직장에서 산만함을 피하는 가장 좋고 쉬운 방법 중 하나는 이어폰을 착용하는 것입니다. 어떤 이유에서인지 사람들은 헤드폰을 착용하고 있을 때 방해하기 꺼려합니다. 대부분의 경우 사람들이 당신에게 다가와 무언가를 말하려고 하다가 헤드폰을 보고 다시 돌아갑니다. 그들이 실제로 당신에게 말할 필요가 없는 경우가 절반 정도이고, 나머지 절반의 경우에는 당신이 하루 중 두 번째 이메일 청소 시간에 처리할 수 있는 이메일을 보낼 수 있습니다. 또한, 실제로 아무것도 듣고 있지 않아도 됩니다. 헤드폰을 아무것에도 꽂지 않아도 됩니다.

 

아침에 일찍 일어나기에 대한 생각

나는 일반적인 하루의 과정과 관련하여 이른 아침에 일어나거나 늦은 밤에 자는 것과 관련된 것에 대해 많이 이야기하지 않을 것입니다. 왜냐하면 모든 사람이 다르기 때문입니다. 개인적으로 저는 밤에 늦게 활동하는 사람(99%의 시간)과 아침형 인간(1% - 2%로 늘리려고 합니다) 사이를 오갑니다. 하지만 내가 행복하고 만족스러운 하루를 보낼지 여부를 결정하는 데 거의 모든 것보다 중요한 것은 다음과 같습니다.

당신이 어떤 시간에 일어나든, 아침 식사를 하세요.

이것은 두 가지 목적을 가집니다.

첫째, 당신에게 에너지를 공급합니다. 연구에 따르면 아침 식사가 하루 중 가장 중요한 식사라는 것이 맞습니다. 하루 동안의 활동을 위한 몸을 제대로 연료 공급하는 것이 중요하며 체중을 유지하거나 줄이는 데에도 중요합니다. (아침 식사를 하지 않는 사람들은 점심에 더 많이, 그리고 더 나쁜 음식을 먹는 경향이 있습니다.)

둘째, 하루를 정신적, 감정적으로 준비하고 평화롭게 생각을 모으는 기회를 제공합니다. 이것은 당신이 아이들과/또는 파트너와 함께 있든 혼자이든 관계없이 효과적입니다. 개인적으로 아침마다 아침 식사에 45분 또는 한 시간을 충분히 할애할 수 있도록 충분히 일찍 자고 일찍 일어나는 데 필요한 노력을 기울이는 것이 가치 있다고 생각합니다.

 

머리와 마음이 모두 '예'라고 할 때만 약속을 할 것

이것은 Robert Evans로부터 온 것입니다. 새 프로젝트, 비영리 활동, 사회적 행사 등에 참여하라는 요청을 받고 머리는 '예'라고 하지만, 마음은 '아니오'라고 하는 경우가 있습니다. 결국 입이 '예'라고 하기 쉽습니다. 그 당시에는 좋은 아이디어처럼 들렸지만 실제로 하고 싶지 않은 일들로 일정이 가득 차 있게 됩니다. 그리고 실제로 중요한 것들로부터 당신을 산만하게 합니다. 그리고 화나게 하고, 비관적이고, 우울하고, 적대적으로 만듭니다.

제 경험으로는 머리가 '예'라고 말하는 것과 마음이 '예'라고 말하는 것의 차이를 알아내는 데 시간이 걸립니다. 중요한 것은 당신이 그것에 대해 정말로 흥분하는지 여부입니다. 당신이 그것에 대해 생각할 때 작은 아드레날린이 치솟는다면(좋은 의미에서), 그때 당신의 마음은 '예'라고 말하고 있습니다. 물론, 상반되는 관점은 머리가 '아니오'라고 말하고 마음이 '예'라고 말할 때, 입은 일반적으로 '예'라고 말해야 한다는 것입니다 :-).하지만 머리가 '예'라고 말하고 마음이 '아니오'라고 말할 때는 그렇지 않습니다.

 

당신이 사랑하는 것을 할 것

지금까지 이 글에서 설명된 대부분의 전술은 자신의 핵심 관심사와 꿈을 추구할 수 있도록 가능한 한 자유롭게 유지하는 것과 관련이 있습니다. 당신이 대부분의 시간 동안 사랑하는 일을 하지 않고, 개인적인 자유와 유연성이 조금이라도 있다면, 변화가 필요한 시간입니다. 그리고 이것은 이론적으로 사랑하는 일을 의미하는 것이 아니라, 실제로 사랑하는 핵심 일을 의미합니다. 그게 다입니다.